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VergaCon Werner Adams

Vollständige Umstellung auf die elektronische Vergabe in allen EU-Vergabeverfahren

Ab dem 18. Oktober 2018 hat die Papierform in EU-Vergabeverfahren ausgedient, die gesamte Abwicklung der Verfahren muss - bis auf geringen Ausnahmen - elektronisch erfolgen!

Die Nutzung der elektronischen Vergabe auf der Basis der nationalen Regeln im GWB, der VgV und der VOB/A-EU ist für alle Vergabestellen in der Bundesrepublik verpflichtend. Jede Vergabestelle muss mit der Bekanntmachung eine elektronische Adresse angeben, unter der alle Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.  Dies  gilt  auch für die Aufforderungen zur Interessenbekundung bzw. Interessenbestätigung.

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Anwendung der eVergabe auch in nationalen Vergabeverfahren 

In der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO, sie ist auf der Internetseite des BMWi abrufbar) wird die verbindliche Anwendung der eVergabe auch für alle nationalen Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte vorgeschrieben.

Wesentliche neue Regelungen gibt es in diesem Zusammenhang keine, denn die einschlägigen Vorschriften der VgV (Vergabeverordnung) wurden fast vollständig übernommen. Das bedeutet z.B., dass auch im nationalen Bereich die Textsignatur nach § 126b BGB zulässig ist, was zu einer klaren Vereinfachung der Abgabe elektronischer Angebote führen wird. 

Für den Zuständigkeitsbereich des Bundes ist die UVgO bereits verbindlich, nunmehr sind auch die Bundesländer dabei, die UVgO umzusetzen (in Bayern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Nordrhein-Westfalen und dem Saarland ist die UVgO bereits in Kraft, in Baden-Württemberg und Mecklenburg-Vorpommern steht die Einführung unmittelbar bevor, die restlichen Bundesländern werden vermutlich im ersten Halbjahr 2019 folgen).

Für die Anwendung der eVergabe ist wichtig: Die UVgO sieht für die Umstellung keine Übergangsfristen vor. Das bedeutet: Ab dem Inkrafttreten müssen die Vergabestellen die erste Phase der eVergabe sofort anwenden müssen! 

Ebenso wie in den EU-Verfahren muss bei der Bekanntmachung eine elektronische Adresse angeben werden, unter der alle Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zugänglich sind und elektronisch abgerufen werden können (§ 41,1 VgV und §29,1 UVgO) . 

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Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen          

Von den umfassenden Änderungen im Vergaberecht sind auch Architekten und Ingenieure, die sich um öffentliche Aufträge bemühen, in erheblichem Maße betroffen.

Bemerkenswert ist, dass die bisherige Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) durch die Reformen in vollem Umfang entfallen ist. Die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen wird nun im Abschnitt 6 der VgV (§§ 73 ff. VgV) geregelt. Aber nicht nur das: Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass damit auch für Architekten und Ingenieure die Berücksichtigung und Anwendung der Regelungen zur eVergabe verbindlich sind. Es drängt sich der Eindruck auf, dass die Bedeutung dieser vergaberechtlichen und und vergabetechnischen Veränderungen für die tägliche Praxis noch nicht in vollem Umfang bekannt ist. Insofern ist den Architekten- und Ingenieurbüros zu empfehlen, sich auch mit allen Facetten der eVergabe zu beschäftigen. 

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Die elektronische Vergabeakte ist unverzichtbar​

Zu beachten sind auch die Vorschriften zur elektronischen Speicherung der Daten aus Vergabeverfahren, denn § 97 Abs. 5 GWB bzw. § 9 Abs 1 VgV sehen vor, dass nicht nur "für das Senden, Empfangen und Weiterleiten von Daten in einem Vergabeverfahren", sondern auch für "das Speichern dieser Daten elektronische Mitttel zu verwenden sind".  

Und noch eine weitere wichtige Neuerung findet sich im § 8 VgV, Absätze 1 u. 2: Danach muss die Dokumentation des Vergabeverfahrens von Anfang an in Textform nach § 126b BGB erfolgen und auch der Vergabevermerk muss in gleicher Weise angelegt werden!

In die UVgO sind die Regelungen der VgV zur elektronischen Dokumentation fast vollständig übernommen worden, d.h., die elektronische Form der Dokumentation muss für alle Vergabeverfahren erfolgen.

Fazit: Dokumente nur noch ausdrucken ist zu wenig, faktisch ist die Einführung der elektronischen Vergabeakte vorgeschrieben - und das ist in jeder Hinsicht  sinnvoll und richtig!

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VergaCon ist spezialsiert auf eVergabe

Die Einführung und der optimale Umgang mit der eVergabe sind in den letzten Monaten der Tätigkeitsschwerpunkt von VergaCon. Dazu zählen die organisatorische Vorbereitungen für den Umstieg in ein elektronisches Verfahren, die Auswahl eines Vergabeportals, die Einrichtung einer eVergabeakte und Regelung der internen Abläufe. Dies gilt sowohl für die Vergabestellen wie auch die Unternehmen. Während die eVergabe für die EU-Vergabeverfahren (in der 1. Phase) bereits vorgeschrieben ist, stehen sie für die nationalen Vergabeverfahren kurz vor der Einführung.

Werner Adams informiert Sie gerne umfassend, kompetent und kostengünstig (z.B.  in Form eines Workshop) über die rechtlichen Grundlagen der eVergabe, die organisatorischen Notwendigkeiten, alle erforderlichen Schritte zur Einfühung sowie die Vorteile und auch die evtl. auftauchenden Probleme. Dabei steht das Prinzip "Hilfe zur Selbsthilfe" eindeutig im Vordergrund. Einfach warten - worauf eigentlich? - geht nicht mehr, die Zeit drängt!  

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Falls Sie Fragen zur eVergabe haben, können Sie mich gerne per eMail oder telefonisch kontaktieren.