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VergaCon Werner Adams

Vollständige Umstellung auf die elektronische Vergabe in allen EU-Vergabeverfahren

Ab dem 18. Oktober 2018 hat die Papierform in EU-Vergabeverfahren ausgedient, die gesamte Abwicklung der Verfahren muss - bis auf geringen Ausnahmen - elektronisch erfolgen!

Die Nutzung der elektronischen Vergabe auf der Basis der nationalen Regeln im GWB, der VgV und der VOB/A-EU ist für alle Vergabestellen in der Bundesrepublik verpflichtend. Jede Vergabestelle muss mit der Bekanntmachung eine elektronische Adresse angeben, unter der alle Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können, ohne das dafür eine Registrierung erforderlich ist (diese Registrierung ist erst bei der beabsichtigten Teilnahme des Unternehmens am Vergabeverfahren erforderlich)  Dies  gilt auch bei Teilnahme-wettbewerben sowie auch für die Aufforderungen zur Interessenbekundung bzw. Interessenbestätigung.

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Anwendung der eVergabe auch in nationalen Vergabeverfahren 

In der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO, sie ist auf der Internetseite des BMWi abrufbar) wird die verbindliche Anwendung der eVergabe auch für alle nationalen Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte vorgeschrieben.

Wesentliche neue Regelungen gibt es in diesem Zusammenhang keine, denn die einschlägigen Vorschriften der VgV (Vergabeverordnung) wurden fast vollständig übernommen.

Das bedeutet z.B. für die Frage der Signaturen: Auch im nationalen Bereich ist die Textsignatur gemäß    § 126b BGB vorgeschrieben, was eindeutig zu einer Vereinfachung der Abgabe elektronischer Angebote führen wird. 

Für den Zuständigkeitsbereich des Bundes ist die UVgO bereits verbindlich, nunmehr sind auch die Bundesländer dabei, die UVgO umzusetzen (in Bayern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg, Merklenburg-Vorpommern und dem Saarland ist die UVgO bereits in Kraft, in allen anderen Bundesländern (Ausnahme Hessen) wird die Anwendung der UVgO vermutlich in 2019 folgen).

Für die eVergabe ist wichtig: Die UVgO sieht für die Umstellung keine Übergangsfristen vor. Das bedeutet: Ab dem Inkrafttreten müssen die Vergabestellen die erste Phase der eVergabe sofort anwenden! 

Ab dem 1. Januar 2020 wird die eVergabe das Standardverfahren sein, dann sind die Papierverfahren grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Ebenso wie in den EU-Verfahren muss bei der Bekanntmachung eine elektronische Adresse angeben werden, unter der alle Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt - also ohne Registrierung - zugänglich sind und elektronisch abgerufen werden können (§ 41,1 VgV und §29,1 UVgO). Für die Teilnahme am Vergabeverfahren müssen sich die Unternehmen selbstverständlich registrieren!

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Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen          

Von den umfassenden Änderungen im Vergaberecht sind auch Architekten und Ingenieure, die sich um öffentliche Aufträge bemühen, in erheblichem Maße betroffen.

Bemerkenswert: Die bisherige Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) ist durch die Reformen in vollem Umfang entfallen. Die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen wird nun im Abschnitt 6 der VgV (§§ 73 ff. VgV) geregelt.

Wichtig: Damit sind auch für Architekten und Ingenieure die Berücksichtigung und Anwendung der Regelungen zur eVergabe verbindlich. Es drängt sich der Eindruck auf, dass die Bedeutung dieser vergaberechtlichen und und vergabetechnischen Veränderungen für die tägliche Praxis noch nicht in vollem Umfang bekannt ist. Insofern ist den Architekten- und Ingenieurbüros zu empfehlen, sich auch mit allen Facetten der eVergabe zu beschäftigen. 

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Die elektronische Vergabeakte ist unverzichtbar

Neu sind auch die Vorschriften zur elektronischen Speicherung der Daten aus Vergabeverfahren, denn § 97 Abs. 5 GWB bzw. § 9 Abs 1 VgV sehen vor, dass nicht nur "für das Senden, Empfangen und Weiterleiten von Daten in einem Vergabeverfahren", sondern auch für "das Speichern dieser Daten elektronische Mitttel zu verwenden sind".  

Eine weitere wichtige Detailregelung findet sich im § 8 VgV, Absätze 1 u. 2:

Danach muss die Dokumentation des Vergabeverfahrens von Anfang an in Textform nach § 126b BGB - also elektronisch - erfolgen und auch der Vergabevermerk muss in gleicher Weise angelegt werden!

In die UVgO sind die Regelungen der VgV zur elektronischen Dokumentation fast vollständig übernommen worden, d.h., die elektronische Form der Dokumentation muss für alle Vergabeverfahren erfolgen.

Fazit: Dokumente nur noch ausdrucken ist zu wenig, faktisch ist die Einführung der elektronischen Vergabeakte vorgeschrieben - und das ist in jeder Hinsicht  sinnvoll und richtig!

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VergaCon ist spezialisiert auf eVergabe

Die Einführung und der optimale Umgang mit der eVergabe sind der Tätigkeitsschwerpunkt von VergaCon.

Dazu zählen die organisatorische Vorbereitungen für den Umstieg in ein elektronisches Verfahren, die Auswahl eines Vergabeportals, die Einrichtung einer eVergabeakte und Regelung der internen Abläufe. Dies gilt sowohl für die Vergabestellen wie auch die Unternehmen.

Während die eVergabe für die EU-Vergabeverfahren bereits in vollem Umfang vorgeschrieben ist, wird sie für die nationalen Vergabeverfahren mit der Einführung der UVgO verbindlich. Papierverfahren sind spätestens ab dem 1. Januar 2020 grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Werner Adams informiert Sie umfassend, kompetent und kostengünstig (z.B.  in Form eines Workshop) über die rechtlichen Grundlagen der eVergabe, die organisatorischen Notwendigkeiten, alle erforderlichen Schritte zur Einfühung sowie die Vorteile und auch die evtl. auftauchenden Probleme.

Dabei steht das Prinzip "Hilfe zur Selbsthilfe" eindeutig im Vordergrund. Einfach warten - worauf eigentlich? - geht nicht mehr, die Zeit drängt!  

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Falls Sie Fragen zur eVergabe haben, können Sie mich gerne per eMail oder telefonisch kontaktieren.